Introduction to Project Management

Pernahkah kalian memikirkan, bagaimana perusahaan sebesar Google mengelola karyawannya? Bagaimana Google dapat terus melakukan inovasi? Raksasa teknologi seperti Google memiliki ribuan karyawan tersebar di puluhan kantor di penjuru dunia. Lalu mengapa organisasi segemuk Google tetap dapat bertahan di hampir segala gelombang?

Salah satu rahasia mereka ada di project management. Honestly at the first time I got this course from coursera, aku langsung 'ngeh'. Ooh jadi ini adalah salah satu hal yang bikin mereka bertahan. Teknik project management yang mereka punya memungkinkan mereka untuk tetap flexible dan terus beradaptasi. Organisasi besar yang sombong dan tak mau adaptasi tentu nasibnya berakhir buruk. Realitas memang sekejam itu. Tanpa inovasi, kreativitas, dan kemauan untuk beradaptasi siap-siap aja terlindas.

Sebutlah salah satu contohnya mantan penguasa internet, yahoo. Dulu ada masanya Yahoo bisa saja mengakuisisi Google dan Facebook tetapi konon karena kesombongannya, kesempatan emas tersebut terlewat begitu saja. Kini perusahaan legend sekaliber Yahoo megap-megap dilahap Google dan Facebook. Kisah Nokia juga tak kalah miris. Konon karena kesombongannya dulu tak mau bekerjasama dengan Android, kini kisahnya padam. Tanyakan pada Gen Alpha, mereka mungkin tak familiar dengan Nokia. 

Lalu apa itu project management? Apakah serupa dengan Ilmu Manajemen yang diajarkan di kampus? Secara garis besar yes sama. Tetapi pada detail spesifik mungkin berbeda. Satu hal yang membuatku suka belajar project management : Ilmunya sangat flexible. Project Management dapat diaplikasikan ke berbagai industri, teknologi, pendidikan, konstruksi, pertanian, kesehatan, semuanya you name it. Untuk menjadi seorang project Manager, kita tidak harus menguasai teknis pekerjaan. Posisi manajer bukan lagi posisi pekerjaan yang harus melihat kepada teknis pekerjaan melainkan memikirkan strategi. 

Contoh: 

Kita menjadi Project Manager untuk Proyek Soal Ujian Nasional di Indonesia. Kita nggak perlu tau detail teknis analisis butir soal, tingkat kesulitan soal, berapa soal yang dibutuhkan untuk Ujian Nasional, siapa saja peserta ujian nasional, dsb. Untuk seorang Project Manager, dia nggak perlu sentuh hal teknis semacam itu. 

Lalu Project Manager itu kerjaannya apa? Ngatur-ngatur? Merintah-merintah sana sini? Ya gak gitu juga woy! Akan lebih tepat kalo Project Manager itu kerjaanya berkolaborasi. Kolaborasi ngapain? Untuk menyelesaikan serangkaian tugas dalam waktu tertentu untuk menghasilkan sesuatu. Istilahnya di project management 'deliverable'. Ketika kita ingin menghasilkan sebuah outcome entah itu software, produk, kebijakan, dsb tentu harus ada perencanaan yang matang untuk memastikan bahwa sesuatu yang akan kita hasilkan itu bisa tersampaikan atau bisa terjadi sesuai deadline dan on budget. Bahasa gampangnya, Project Management nge-track sebuah proyek agar bisa sesuai rencana. 

Pada keseluruhan course tentang Project Management yang kupelajari lewat Coursera, meski jadi Project Manager tak terlalu membutuhkan keterampilan teknis tetapi Project Manager tetap butuh punya modal ilmu seperti budgeting, ngatur estimasi waktu, manajemen resiko, dan yang paling penting adalah komunikasi. As I mentioned before, kerjaan utama dari seorang Project Manager itu kolaborasi. Mau nggak mau, suka nggak suka kolaborasi yang baik ditumbuhkan karena komunikasi yang baik. 

Aaah cuma komunikasi mah gampang! pikirku awalnya. Ternyata aku mainnya kurang jauh.. hehe

Menurutmu kenapa dibuat jurusan Ilmu Komunikasi? Karena komunikasi itu kompleks. Nggak sesederhana saya bilang A orang lain dengar A dan memahaminya sebagai A. Banyak faktor dan teknik yang harus diperhatikan saat komunikasi. Misalnya kita ngomongin masalah udara jakarta yang buruk ke penduduk jakarta sama ke DPR pasti beda, ke presiden beda lagi cara komunikasinya. 

Project Management sangat penting dipelajari menurutku terutama untuk bisnis. As personal, mempelajari project management juga bikin kita lebih teratur, penuh perencanaan, punya upaya preventif terhadap resiko, bisa ngatur budet, punya cara komunikasi yang baik, dan yang paling penting fleksibel dan adaptif. Tau sendiri sekarang perubahan bukan sekedar nama koalisi, tapi udah jadi hal pasti. Perubahan dan jadi makanan sehari-hari dan pergerakannya udah bukan dinamis lagi. Zamannya udah turbulens cyin. 

Kesalahan kecil dalam project management dapat berakibat fatal dan bisa merugikan ribuan dollar lho. Contoh sederhana nih ada proyek karnaval ondel-ondel 17 Agustus, Ketua proyek meremehkan estimasi waktu jalan ondel-ondel. Dia nggak ngasih buffer time untuk mengatur barisan ondel-ondel, akhirnya acara berlangsung molor selama dua jam, akibatnya panitia harus ngasih makan malem sama polisi yang bantu jaga keamanan, harus nambah bayaran lembur buat tukang bersih-bersih sampai malam, harus nambah bayaran sewa tempat dst. 

Itu contoh gampangnya. Aplikasinya di dunia nyata jauh lebih rumit.